Quante volte ti è capitato di aprire la casella di posta elettronica, cliccare “scrivi” e rimanere a fissare quel foglio bianco? Vuoi mostrare la tua professionalità ma non sai come fare: le righe a disposizione sono poche, e il rischio di non riuscire a essere concisi è alto. La paura che la propria mail venga fraintesa o cestinata si fa più grande e i dubbi si moltiplicano. È l’ora giusta per inviare la mail? Quale formula d’apertura dovrei usare? Quanti allegati posso inserire? Come chiuderla?

Anche stavolta a venire in nostro soccorso è stata Una rete di incontri, proponendo un  tema che ha richiamato l’attenzione di molte persone (e qualche animale), che hanno reso questo incontro ancora più coinvolgente.

Selenia ci ha ricordato le regole generali per inviare una mail: immediatezza e precisione. Lo spazio e il tempo sono pochi; occorre sfruttarli nel miglior modo possibile, senza perdersi in paroloni o strutture sintattiche complesse, evitando forme di riverenza ormai desuete.

Rosaria, che di email ne riceve a bizzeffe, ci ha tenuto a ribadire che la netiquette esiste, ed è importante rispettarla. Quando si scrive un’email è necessario entrare in empatia col destinatario e, prima di premere invio, tener conto del suo fuso orario e rileggere l’email, assicurandosi che tutte le informazioni siano chiare. Mandare una nuova email con ulteriori specifiche, oltre che essere una perdita di tempo, andrebbe a inquinare l’ambiente perché sì, le email inquinano, e non poco.

La seconda parte dell’incontro si è invece basata sulle mail più terrificanti: quelle per presentarsi a una casa editrice, o a un’agenzia di traduzioni, per offrire la propria collaborazione. Sara e Valeria si sono alternate in un botta e risposta che hanno permesso di sciogliere i dubbi più assillanti. Quando scrivere? Con che tono? È preferibile usare una lettera di presentazione o scrivere tutto nel testo dell’email? E se sono alle prime armi, con che titolo mi presento? E se non mi rispondono?

Per rispondere a tutte queste domande #valeriacihafattouncorso, ed è stata così gentile da condividere con noi le ultime tendenze.

Per diminuire le probabilità che la propria mail venga cestinata, è consigliabile scrivere tra il martedì e il giovedì in orario d’ufficio, possibilmente in tarda mattinata. Il tono da adottare è sempre quello professionale; non dobbiamo sembrare alla disperata ricerca di lavoro, ma nemmeno essere autoreferenziali.
Per quanto riguarda la lettera di presentazione, c’è invece stato un dibattito. La tendenza generale è quella di evitarla, ma c’è chi sostiene che l’allegato potrebbe venir salvato e inserito in un database per future collaborazioni.
In ogni caso, nel corpo della mail, oltre a una breve presentazione, occorre indicare i punti salienti della propria carriera professionale. E se si è all’inizio, scrivere il voto di laurea non serve; è preferibile invece inserire le proprie esperienze di traduzione volontaria e rimandare a un portfolio con le traduzioni svolte durante il periodo universitario o ad hoc per l’occasione, per mostrare le nostre capacità. Soprattutto se alle prime armi è inoltre consigliabile proporsi per una prova di traduzione, così da non lasciare più spazio ai dubbi sulle proprie competenze.
Nonostante tutti gli accorgimenti, può tuttavia capitare che l’email venga ignorata. Se non arriva una risposta entro una-due settimane, siamo autorizzati a fare un follow-up: scrivere cioè che l’email è sfuggita di vista, ed è necessario riportarla all’attenzione aggiungendo qualche dettaglio. Il follow-up è inoltre estremamente consigliato anche in caso di vecchi clienti per rinnovare la propria disponibilità e per mantenere i contatti, e quale migliore scusa degli auguri di Natale?

Speriamo di avervi sciolto qualche dubbio, noi ci rivediamo tra qualche settimana per l’ultimo incontro dell’anno!

Sara, Valeria, Rosaria, Selenia